Sử dụng Google sheet làm phần mềm quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho bằng Google sheet

Idea:

+ Đổ dữ liệu hàng hóa dựa trên ID & tên & quantity từ website => google sheet

+ Xuất đơn hàng mới (tự động từ Website API/webhook) & nhập hàng (manual/quét mã vạch) => google sheet tự tính tồn kho

+ Google Sheet tự động xuất dữ liệu tồn kho làm đầu vào cho Google merchant/ Zalo shop/ Shopee …

          => Đồng bộ tự động tất cả các kênh bán hàng.

Ưu điểm: free, cộng đồng hỗ trợ google apps script lớn – các scripts có sẵn nhiều, chỉ cần lấy về & tùy biến cho phù hợp nhu cầu.

Nhược điểm: Google sheet có các limits về tính toán => cần giữ sheet tồn kho càng đơn giản càng tốt (hạn chế link với các sheet khác => mỗi khi có thay đổi tồn kho thì xuất ra một file static và send dữ liệu đến các platform) 

Workflow: 

  1. Tạo sheet – đơn hàng xuất => nhận dữ liệu đơn hàng tự động từ Website (woo) với các chi tiết đơn hàng (product ID, variation ID, tên sp, quantity, chi tiết khách hàng)
  2. Tạo sheet – đơn hàng nhập => nhận dữ liệu nhập hàng (manual hoặc từ barcode scanner)
  3. Xây dựng sheet tồn kho:

          + Tồn kho cập nhật = Nhập + tồn – xuất (theo variation ID)  => Sử dụng SumIF & IFErrror (nếu cần) & Vlookup (nếu cần)

          + Export dữ liệu tồn kho (static data) mỗi khi có thay đổi vào 1 sheet mới: Sheet tồn kho có nhiều công thức => khi có thay đổi sẽ export ra một sheet mới (chỉ có static data – không có công thức) => làm đầu vào cho các dịch vụ khác (Google merchant) => sử dụng funtction ImportRange

* Sử dụng function ImportRange để xuất toàn bộ dữ liệu từ sheet tồn kho sang 1 sheet khác (values only)  

           + Tạo một spreadsheet để lấy dữ liệu variable products từ sheet “Tồn kho” (Google remarketing chỉ cần tồn kho còn hay không để chạy quảng cáo bám đuôi cho khách đã xem sản phẩm – không cần cụ thể theo size/variation product) => sử dụng vlookup tìm theo product ID => điền tự động dữ liệu tồn kho

           + Từ file merchant Data, link với sheet variable products mới tạo ở trên – sử dụng ImportRange => ImportRange xuất dữ liệu “Values only”

           + Lệnh ImportRange chạy tự động by default 30 mins/lần (thay đổi trong File/Spreadsheet settings/Calculation)

          Câu lệnh function IMPORTRANGE: IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10")      

Ref: https://blog.google/products/g-suite/g-suite-pro-tips-how-sync-one-spreadsheet-another-google-sheets/

Next development: Điền template sử dụng dữ liệu từ Google Sheet – tham khảo hướng dẫn sau:

https://www.it-swarm.net/vi/google-apps-script/co-dien-truoc-mot-bieu-mau-google-bang-cach-su-dung-du-lieu-tu-bang-tinh-google-khong/1042716111/

http://nguyencongblog.com/tao-1-ung-dung-tron-va-gui-email-bang-google-app-script/

http://nguyencongblog.com/code-tron-email/

Giải thích chi tiết từ Google: https://developers.google.com/apps-script/articles/mail_merge